不知道纸质档案有多麻烦,就无法想象电子档案系统有多方便
2023-02-03
电子档案管理系统和纸质档案管理的优缺点一次讲清楚,全电发票时代,电子会计档案的合规管理,是不可触及的红线,企业务必要关注。
纸质档案缺点:
纸质档案是以纸张作为载体的一种档案,如保存备查的公文图纸、电报、户籍、帐册、合同等的原本和原稿。纸质档案具有易损坏,无法再生,需要保密等特点,对单位来说纸质档案的缺点更明显,主要有以下几点:
1、收集费钱:打印归档的会计资料,涉及多套业务系统,需要频繁切换,纸质凭证打印输出,浪费纸张,增加公司运营成本;
2、整理费时:财务凭证、财表归档装订复杂,不断重复进行档案录入操作,耗时长,易出错;手动打印、整理、装订、著录、造册工作量巨大,增加大量的人力物力;管理费心
3、管理费心:实物库房归档保管,占用存储空间,需专人管理人管理成本高,受环境因素,年代久远或保管不善影响,会导致不同程度的损坏或丢失,重要财务凭证丢失将
4、利用费事:实物纸质档案查阅繁琐,借阅不方便,统计也十分困难,档案借出状态无法准确及时掌握,实物凭证与业务分散,给需要审阅的人员增加工作量。
电子档案管理系统的优点:
1、通过智能化手段将业务、财务工作内容进行结构化处理,数字化流转及影像化存储
2、实现影像在线调阅、自动审核、智能查询
3、打破组织边界,实现数据共享,降低成本、提高效率
4、实现电子会计档案合规合法;
5、减少整理工作量,电子会计档案一键归档
6、存储合规安全,比实物档案查找方便,档案借阅归还便捷合规
7、档案移交移库便捷,降低实物管理成本;
8、提升制证归档效率的同时,也方便检索利用查询,电子档案关联索引
9、按需借阅,实时借阅异地借阅高效搜索,线上索引,并且无需实物归还,减少了大量的人力成本;
10、对审计人员来说数据全面账目完整,查询便捷快速定位,数据合法,更便于审计;
11、对稽查人员来说按需稽查快速定位,合法合规,数据溯源流程完整
12、做到业档融合业档一体化,赋能业务,支撑合规;
全电发票时代
全电发票时代,电子会计档案的合规管理,是不可触及的红线,企业务必要关注。现推荐链聚四库电子档案管理系统:
✦流程优化1秒归档,融合业财档系统,大幅降低人力、场地的投入,提升工作效率,为企业降本增效;
✦同时能精准定位3秒检索提升利用效率,全流程实现无纸化办公,减少耗材节能减排
✦用区块链技术第三方存证及防篡改;
✦系统符合《电子档案管理系统通用功能要求》GB/T39784-2021,满足企事业单位电子会计档案的合规管理,是老板们真正需要的电子会计档案管理系统;